METHODEN

TARGET OPERATING MODEL (TOM)

HET KOMPAS VAN IEDERE TRANSITIE

WAAROM EEN TOM?

Bij ingrijpende transities zoals een integratie of een carve-out is het essentieel om snel duidelijkheid te creëren over hoe de nieuwe of afgesplitste organisatie moet functioneren. Een Target Operating Model (TOM) vormt hierbij het kompas: het beschrijft het gewenste eindbeeld van de organisatie en geeft richting aan keuzes en activiteiten die nodig zijn om daar te komen.

De executieplanning vormt vervolgens de leidraad voor de daadwerkelijke uitvoering en borging van deze veranderingen. De governancestructuur bepaalt hoe de besluitvorming tijdens de transitie is ingericht.

TOM

Onderwerpen die worden bepaald in de blauwdruk van DE TRANSITIE

EXECUTIEPLAN

Onderwerpen en prioriteiten in de executieplanning

GOVERNANCE

Besturing & besluitvormingsmodel tijdens de transitie

TARGET OPERATING MODEL

Een TOM omvat op hoofdlijnen ONDERSTAANDE onderwerpen waarover keuzes moeten worden gemaakt vóórdat de integratie of afsplitsing kan worden gestart. Gedurende het traject worden deze keuzes VERDER in detail uitgewerkt.
COMMERCIEEL
  • Wat wordt de nieuwe Propositie en aanbod?
  • Wat wordt de Go To Market (klantenprofiel en afzetkanalen)?
  • Wat is de merkstrategie? Single of Multibrand?
DELIVERY
  • Private Label versus Branded Label?
  • Eigen service versus uitbesteede service?
  • Eigen mensen versus inhuur?
Systeem & DATA ARCHITECTUUR (EAM)
  • Wat wordt het target applicatielandschap?
  • Welke systemen worden leidend (system of record)?
  • Welke interfaces en integraties zijn noodzakelijk?
  • Welke masterdata worden geharmoniseerd?
  • Wie wordt eigenaar van welke data?
ORGANISATIE & CULTUUR
  • Wat wordt de nieuwe organisatiestructuur?
  • Wat wordt de nieuwe overlegstructuur en ritme?
  • Welke rollen, verantwoordelijkheden en mandaten gelden er?
  • Wat wordt het nieuwe functiehuis?
  • Welke capabilities & workforce zijn nodig voor de nieuwe organisatie?
  • Wat worden de nieuwe arbeidsvoorwaarden?
  • Wat worden de gezamenlijke cultuurwaarden?
Finance, LEGAL & COMPLIANCE
  • Wat wordt de rapportage en stuurinformatie incl KPI’s?
  • Wat wordt nieuwe rekeningschema
  • Wat is de gewenste entiteitenstructuur rekening houdend met optimale belastingdruk, operationele efficientie, risico’s en toekomstige verkoopscenario’s?
  • Wat wordt de locatie van het hoofdkantoor (land) rekening houdend met belastingdruk?
  • Wat is de basis voor interne SLA’s (kostenallocatie) en transfer pricing (omzetallocatie)?
  • Welke Algemene Voorwaarden zijn van toepassing?
  • Wat zijn de selectiecriteria tav klanten en leveranciers? (KYC en Leveranciersselectie)
  • Welke wetten, regels en certificeringen zijn van toepassing? Denk bijvoorbeeld aan ISO90001
FACILITAIR & IT SERVICE
  • Wat wordt(en) de nieuwe werklocatie(s)?
  • Wordt er gewerkt vanuit Single Tenant of Multi Tenant (IT)?
  • Wordt apparatuur gefaciliteerd of geldt Bring Your Own Device?
ProCeSARCHITECTUUR (BPM)
  • Wat is de blauwdruk van de nieuwe processen?
  • Welke processen zijn “Core” of “Ondersteunende” Processen?
  • Voor welke processen geldt een ketenintegratie, voor welke een harmonisatie en welke processen blijven autonoom?
Close-up of hands pinning notes on a cork board in black and white.

EXECUTIEPLAN

Zodra aan de randvoorwaarden is voldaan en het Target Operating Model (TOM) is vastgesteld, kan op basis van de GAP- en risicoanalyse een planning voor de executiefase worden opgesteld. Sommige trajecten kennen een harde einddatum (zoals systeemmigraties), terwijl andere doorlopend aandacht vragen (zoals cultuur). Binnen een Buy & Build wordt deze planning uiteindelijk onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en dient het als draaiboek.

Start met quick wins en initiatieven die de samenwerking versnellen, zoals een verhuizing, IT-tenantmigratie of geïntegreerde organisatiestructuur. Trajecten met impact op de bedrijfscontinuïteit worden doorgaans later opgeleverd. Plan een hypercare- en optimalisatiefase in om issues & verbeteringen snel door te voeren en adoptie te waarborgen.

Een transitieplanning bevat in hoofdlijnen de volgende elementen:

COMMERCIEEL
  • Harmoniseer (of completeer) het aanbod incl. pricing
  • Onboarden en harmoniseren van klantcontracten
  • Harmoniseren van templates & marketingmateriaal
  • Uitfaseren/overzetten overtollige Brands, denk aan
  • online: website, social media
  • fysiek: winkels
  • Informeer van klanten inzake:
  • Change of ownership of Change of Entity
  • Nieuwe branding, aanbod & voorwaarden
  • Nieuwe processen & bedrijfsgegevens
DELIVERY
  • Onboarden en harmoniseren van leverancierscontracten
  • Tijdig informeren van leveranciers inzake:
  • Change of ownership of Change of Entity
  • Nieuwe (algemene) voorwaarden
  • Nieuwe processen & bedrijfsgegevens
Systeem & DATA (EAM)
  • Realiseer Platformintegratie of afsplitsing
  • Koppel of ontkoppel nieuwe systeemlandschap (Interfaces)
  • Fade Out oude systemen
  • Migratie van (Master)data naar systemen en Datawarehouse, zoals
  • Klantdata
  • Leveranciersdata
  • Productdata
  • Werknemersdata
  • Locatiedata
  • Activa
  • Referentiele & Transactionele data
ORGANISATIE & CULTUUR
  • Organiseer een onboarding van nieuwe medewerkers
  • Implementeer de nieuwe organisatiestructuur
  • Start met de nieuwe overlegstructuur obv rollen en verantwoordelijkheden
  • Plaats vacatures of laat boventallige medewerkers gecontroleerd afvloeien
  • Harmoniseer arbeidscontracten
  • Organiseer cultuurworkshops voor het vaststellen en uitdragen van gezamenlijke waarden.
  • Doe tijdig advies of instemmingsaanvragen bij de OR
FINANCE & LEGAL & COMPLIANCE
  • Migreer of consolideer administraties
  • Harmoniseren of onboarden van Algemene Voorwaarden
  • Harmoniseren of onboarden van contracten
  • Bepaal de scope en toepassing van wet en regelgeving voor de nieuwe organisatie
  • Controleer de scope van verzekeringen, verwijder dubbelingen
  • Draag certificeringen &IP specifiek over bij juridische fusie (gaan niet over van rechtswege)
  • Liquideer, fuseer of splits entiteiten indien nodig in samenwerking met notaris
FACILITAIR & IT SERVICE
  • Verhuizing van medewerkers
  • IT Tenant migratie
  • Autorisatie & Security
  • Migratie hardware (laptops/ POS)
  • Migratie netwerk
ProCeSINTEGRATIE & HARMONISATIE (BPM)
  • Faciliteer Onboarding (L&D) voor nieuwe processen
  • Plan een dry run en hypercare fase voor kritieke processen
  • Optimaliseer processen na integratie

GOVERNANCE

Voor een beheerst verloop van de transitie is een duidelijke governance- en besluitvormingsstructuur essentieel.

ROLVERDELING

Wijs per traject een Responsible en Accountable (en eventueel Consulted/ Informed) aan, zodat eigenaarschap en besluitvorming helder zijn belegd. Bij grotere integraties is het verstandig extra projectcapaciteit aan te trekken en een Project Management Office (PMO) in te richten met bijbehorende overlegstructuur.

ESCALATIEMODEL

Een helder escalatiemodel, zoals bijvoorbeeld via een stuurgroep, zorgt voor snelle besluitvorming en effectieve risicobeheersing.

COMMUNICATIEMODEL

Tot slot is een duidelijk communicatiemodel nodig om medewerkers en andere stakeholders betrokken en geïnformeerd te houden gedurende de transitie. De directie heeft een actieve rol in het communicatiemodel.