METHODEN

TARGET OPERATING MODEL

HET KOMPAS VAN IEDERE TRANSITIE

WAAROM EEN TOM?

Bij ingrijpende transities zoals een integratie of een carve-out is het essentieel om snel duidelijkheid te creëren over hoe de nieuwe of afgesplitste organisatie moet functioneren. Een Target Operating Model (TOM) vormt hierbij het kompas: het beschrijft het gewenste eindbeeld van de organisatie en geeft richting aan keuzes en activiteiten die nodig zijn om daar te komen.

De executieplanning vormt vervolgens de leidraad voor de daadwerkelijke uitvoering en borging van deze veranderingen. De governancestructuur hoe de besluitvorming tijdens de transitie is ingericht.

TOM

Onderwerpen die worden bepaald in de blauwdruk van DE TRANSITIE

EXECUTIEPLAN

Onderwerpen en prioriteiten in de executieplanning

GOVERNANCE

Besturing & besluitvormingsmodel tijdens de transitie

TARGET OPERATING MODEL

Een Target Operating Model omvat in hoofdlijnen de volgende zaken waarover een keuze moet worden gemaakt voordat met de integratie of afsplitsing kan worden gestart:

COMMERCIEEL

Wat wordt Propositie en het nieuwe aanbod?
Wat wordt de Go To Market (klantenprofiel en afzetkanalen)
Wat is de merkstrategie? Single of Multibrand?

DELIVERY

Private Label versus Branded Label
Eigen service versus uitbesteede service
Eigen mensen versus inhuur

Systeem & DATA ARCHITECTUUR (EAM)

Wat wordt het target applicatielandschap?
Welke systemen worden leidend (system of record)?
Welke interfaces en integraties zijn noodzakelijk?
Welke masterdata worden geharmoniseerd?
Wie wordt eigenaar van welke data?

ORGANISATIE & CULTUUR

Wat wordt de nieuwe organisatiestructuur?
Welke overlegstructuren worden ingericht?
Welke rollen, verantwoordelijkheden en mandaten gelden?
Wat wordt het nieuwe functiehuis?
Welke capabilities & workforce zijn nodig voor de nieuwe organisatie?
Wat worden de nieuwe arbeidsvoorwaarden?
Wat zijn de gezamenlijke cultuurwaarden

Finance, LEGAL & COMPLIANCE

Wat wordt de rapportage en stuurinformatie incl KPI’s?
Wat is de gewenste entiteitenstructuur?
Algemene Voorwaarden
KYC en Leveranciersselectie
Welke wetten, regels en certificeringen zijn van toepassing. Denk bijvoorbeeld aan ISO90001

FACILITAIR & IT SERVICE

Werken vanuit 1 locatie of meerdere?
Single Tenant of Multi Tenant (IT)
Gefaciliteerde apparatuur of Bring Your own Device?

ProCeSARCHITECTUUR (BPM)

Bepaal voor de belangrijkste processen de gewenste blauwdruk.
Maak onderscheid tussen Kernprocessen en ondersteunende processen
Maak onderscheid tussen ketenintegratie/ centralisatie en harmonisatie

Close-up of hands pinning notes on a cork board in black and white.

EXECUTIEPLAN

Zodra aan de randvoorwaarden is voldaan en het Target Operating Model (TOM) is vastgesteld, kan op basis van de GAP- en risicoanalyse een planning voor de executiefase worden opgesteld. Sommige trajecten kennen een harde einddatum (zoals systeemmigraties), terwijl andere doorlopend aandacht vragen (zoals cultuur). Binnen een Buy & Build wordt dit uiteindelijk onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en dient het als draaiboek.

Start met quick wins en initiatieven die de samenwerking versnellen, zoals een verhuizing, IT-tenantmigratie of geïntegreerde organisatiestructuur. Trajecten met impact op de bedrijfscontinuïteit worden doorgaans later opgeleverd.

Plan een hypercare- en optimalisatiefase in om issues & verbeteringen snel door te voeren en adoptie te waarborgen.

Een transitieplanning bevat in hoofdlijnen de volgende elementen:

COMMERCIEEL

Harmoniseer (of completeer) het aanbod incl. pricing
Onboarden en harmoniseren van klantcontracten
Harmoniseren van templates & marketingmateriaal
Uitfaseren overtollige Brands
Informeer van klanten inzake:
Change of ownership of Change of Entity
Nieuwe branding, aanbod & voorwaarden
Nieuwe processen & locaties

DELIVERY

Onboarden en harmoniseren van leverancierscontracten
Tijdig informeren van leveranciers inzake:
Change of ownership of Change of Entity
Nieuwe voorwaarden
Nieuwe processen & locaties

Systeem & DATA (EAM)

Platformintegratie
Koppelen van nieuwe systeemlandschap (Interfaces)
Fade Out oude systemen
Migratie van (Master)data naar systemen en Datawarehouse, zoals
Klantdata & Leveranciersdata
Productdata & Activa
Locatiedata
Referentiele & Transactionele data

ORGANISATIE & CULTUUR

Implementeer de nieuwe organisatiestructuur.
Start met de nieuwe overlegstructuur obv rollen en verantwoordelijkheden.
Plaats vacatures of vloei af van medwerkers
Harmoniseer arbeidscontracten
Organiseer een onboarding van nieuwe medewerkers
Organiseer cultuurworkshops voor het vaststellen en uitdragen van gezamenlijke waarden.
Doe tijdig aanvragen bij de OR

FINANCE & LEGAL & COMPLIANCE

Migreer of consolideer administraties
Harmoniseren of onboarden van Algemene Voorwaarden
Harmoniseren of onboarden van contracten
Bepaal de scope en toepassing van wet en regelgeving voor de nieuwe organisatie
Controleer de scope van verzekeringen, verwijder dubbelingen
Draag certificeringen &IP specifiek over bij juridische fusie (gaan niet over van rechtswege)
Liquideer, fuseer of splits entiteiten indien nodig.

FACILITAIR & IT SERVICE

Verhuizing van medewerkers
IT Tenant migratie
Autorisatie & Security
Migratie hardware (laptops/ POS)
Migratie netwerk

ProCeSINTEGRATIE & HARMONISATIE (BPM)

Faciliteer Onboarding (L&D) voor nieuwe processen
Plan een dry run en hypercare fase voor kritieke processen
Optimaliseer processen na integratie

GOVERNANCE

Voor een beheerst verloop van de transitie is een duidelijke governance- en besluitvormingsstructuur essentieel.

Wijs per traject een Responsible en Accountable aan, zodat eigenaarschap en besluitvorming helder zijn belegd. Bij grotere integraties is het verstandig extra projectcapaciteit aan te trekken en een Project Management Office (PMO) in te richten en bijbehorende overlegstructuur.

Een helder escalatiemodel (stuurgroep) zorgt voor snelle besluitvorming en effectieve risicobeheersing.

Tot slot is een duidelijk communicatiemodel nodig om medewerkers en andere stakeholders betrokken en geïnformeerd te houden gedurende de transitie.