METHODEN

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

SYSTEMATISCHE AANPAK VOOR DUURZAME OPTIMALISATIE

WAAROM BPM?

Business Process Management (BPM) is een systematische aanpak die de bedrijfsoperatie duurzaam en End-to-End versterkt, zodat deze beter in staat is zich aan te passen aan een voortdurend veranderende omgeving. Het doel van een BPM‑initiatief kan variëren en is vaak een combinatie van één of meerdere van onderstaande drijfveren:

COMPLIANCE

Focus op risicobeheersing en ondersteuning van o.a. ISO 90001

OPTIMALISATIE

Met een focus op verhogen van efficiëntie & kwaliteit en reduceren van kosten

TRANSITIE

Focus op een beheerste implementatie van een Carve-Out, Integratie of Exit

WAT IS BPM?

Business Process Management omvat het analyseren, ontwerpen, implementeren, monitoren en verbeteren van processen. Deze worden op een gestructureerde wijze vastgelegd in een toegankelijke database middels een zogenaamde Proces Architectuur.

Het maakt gebruik van technieken zoals Lean Six Sigma, Process Mining, Theory of Constraints en wordt gefaciliteerd vanuit een Centre of Excellence.

Tegenwoordig wordt BPM steeds vaker geintegreerd met Enterprise Architecture, Risk & Compliance en Process Intelligence en is er meer aandacht voor de eindgebruiker.

Voor meer toelichting over dit onderwerp zie ook mijn artikelen op het substack account van What’s Your Baseline

IMPLEMENTATIE

Een effectieve aanpak is afhankelijk van de doelstelling en de procesvolwassenheid van de organisatie. Begin klein en beheersbaar en breid de scope stapsgewijs uit. In hoofdlijnen bestaat ieder initiatief uit de volgende stappen:

Bepaal het voornaamste doel van het initiatief. Is het Operational Excellence, Compliance of ter onderteuning van een Transitie? Is er tevens een Buy in van de directie?

Analyseer de huidige procesvolwassenheid van de organisatie en bepaal in hoeverre deze gereed is voor het initiatief. Mogelijk moeten eerst versterkingen worden aangebracht om een succesvolle implementatie mogelijk te maken.

Bepaal de tijdlijn en milestones tot de gewenste procesvolwassenheid. Zorg er in deze fase voor dat fundamentele organisatorische issues worden opgelost, voordat het initiatief wordt voortgezet.

Stel een klein BPM-team samen dat als aanjager en kenniscentrum fungeert. Leg de scope, taken en positie binnen de organisatie duidelijk vast en breid het team geleidelijk uit op basis van de behoeften van de organisatie. Is er ook al een Project Management Organisatie (PMO). Verdeel de taken dan helder onderling.

Definieer de functionele en niet-functionele eisen. Organiseer een demo, Proof of Concept (PoC) of Proof of Value (PoV) om de oplossingen te beoordelen. Een combinatie van tools kan nodig zijn. Begin eenvoudig en kies bewust voor een Process Mining-first of BPM-first strategie, passend bij de doelstellingen en volwassenheid van de organisatie.

Start met het inrichten van een procesarchitectuur, inclusief de belangrijkste end-to-end processen, en breng de ondersteunende architecturen in kaart, zoals systemen, rollen en data.

Selecteer projecten obv van de prioriteiten en impact in de organisatie. Organiseer een Kick-Off voor eindgebruikers.

Integreer waar nodig aanvullende disciplines, richt procesgovernance in en zet de verdere BPM-ontwikkeling structureel voort.

SOFTWARE SELECTIE

De juiste oplossing hangt af van de context en het gewenste doel. Tegenwoordig wordt BPM vaak geintegreerd met Enterprise Architecture (EAM), Governance Risk & Compliance (GRC/QMS) en Process Intelligence (Mining, Simulation, Automation).

Bekende oplossingen zijn onder andere:

BIC Process Design (GBTEC) – BPM & EAM
ARIS – BPM-Suite met Process Mining geintegreerd
SAP Signavio – BPM-Suite met koppeling EAM/ LeanIX
ADONIS – BPM-Suite met koppeling EAM en GRC
Interfacing – BM-Suite met koppeling GRC
Orbus – EAM-Suite met koppeling BPM
Gluu.biz – BPM-Suite met focus op eindgebruiker
Aiio.de – BPM-Suite / sterke integratie met Microsoft
Sensus (NL) – BPM-Suite en QMS
Mavim (NL) – BPM en werkinstructies
Celonis – Marktleider in Process Mining
Camunda – Workflow automatisering
N8N – AI workflow automatisering & integraties
Nintex Low code procesautomatisering