METHODEN

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

SYSTEMATISCHE AANPAK VOOR DUURZAME OPTIMALISATIE

WAAROM BPM?

In een steeds complexere en dynamischere omgeving hebben organisaties behoefte aan een efficiënte, beheersbare en wendbare operatie. Zo kunnen zij effectief inspelen op veranderingen en voldoen aan wet- en regelgeving.

Business Process Management is een systematische aanpak die de bedrijfsoperatie duurzaam versterkt om aan al deze behoeften te kunnen voldoen. Een initiatief ontstaat daarom vaak vanuit een combinatie van één of meerdere van onderstaande drijfveren:

COMPLIANCE

risicobeheersing & COMPLIANCY (o.a. ISO 90001, AI ACT)

PERFORMANCE

focus op efficiëntie, KOSTEN, KWALITEIT en KLANTWAARDE

DIGITALISERING

FOCUS op AI-Adoptie, AUTOMATISERING & DATA driven operations

WEERBAARHEID

Focus op verhogen wendbaarheid en weerbaarheid

TRANSITIE

TER ONDERSTEUNING VAN Carve-Out, Integratie OF Exit

WAT IS BPM?

BPM omvat het analyseren, ontwerpen, implementeren, en verbeteren van processen, End-to-END. HET VAKGEBIED verandert de laatste jaren enorm en De interpretaties variëren van een PUUR technische discipline tot een bredere process-led benadering van transformaties.

BPM is een overkoepelende managementmethodiek die gebruikmaakt van technieken zoals Lean Six Sigma, Process Mining, Digital Twins en de Theory of Constraints, en vaak wordt ondersteund door een Centre of Excellence (CoE).

Binnen BPM worden processen op een gestructureerde en uniforme wijze vastgelegd in een centrale en toegankelijke procesrepository. Hierbij vormt een procesarchitectuur (zie voorbeeld onder) de basis voor het vastleggen en beheren van zowel deelprocessen als end-to-end scenario’s.

Tegenwoordig wordt BPM ook geintegreerd met disciplines zoals Enterprise Architecture, Risk & Compliance en Process Intelligence en is het een belangrijke fundering voor de toepassing van schaalbare AI. Hierdoor gaat BPM veel verder dan alleen het vastleggen van processen en richt het zich op het creëren van transparantie, wendbaarheid, compliance en continue waardecreatie voor de organisatie.

Voor meer toelichting over dit onderwerp en de laatste ontwikkelingen zie ook mijn artikelen op het substack account van What’s Your Baseline

PROCESARCHITECTUUR

Een voorbeeld procesarchitectuur (top-level) van PRODUCT BV, ingedeeld naar managementprocessen, kernprocessen en ondersteunende processen. Afhankelijk van de complexiteit van de organisatie wordt deze verder uitgewerkt in 2 tot 5 hiërarchische niveaus, totdat het niveau van gedetailleerde procesmodellen in BPMN-notatie (stroomschema’s) is bereikt.

BPM Process Architecture

SOFTWARE

AFHANKELIJK van de scope en het doel zijn er verschillende oplossingen beschikbaar OF bestaat DEZE UIT EEN COMBINATIE VAN MEERDERE SYSTEMEN.

Tegenwoordig wordt BPM vaak geintegreerd met Enterprise Architecture (EAM), Governance Risk & Compliance (GRC/QMS) en Process Intelligence (Mining, Simulation, Automation). Bekende oplossingen zijn onder andere:

  • BIC Process Design (GBTEC) – BPM & EAM
  • ARIS – BPM-Suite met Process Mining geintegreerd
  • SAP Signavio – BPM-Suite met koppeling EAM/ LeanIX
  • ADONIS – BPM-Suite met koppeling EAM en GRC
  • Interfacing – BPM-Suite met koppeling GRC
  • Orbus – EAM-Suite met koppeling BPM
  • Gluu.biz – BPM-Suite met focus op eindgebruiker
  • Aiio.de – BPM-Suite / sterke integratie met Microsoft
  • Sensus (NL) – BPM-Suite en QMS
  • Mavim (NL) – BPM en werkinstructies
  • Celonis – Marktleider in Process Mining
  • Camunda – Workflow automatisering
  • N8N – AI workflow automatisering & integraties
  • Nintex Low code procesautomatisering

IMPLEMENTATIE

Een effectieve aanpak is afhankelijk van de doelstelling en de procesvolwassenheid van de organisatie. Begin klein en beheersbaar en breid de scope stapsgewijs uit. In hoofdlijnen bestaat ieder initiatief uit de volgende stappen:

Bepaal het voornaamste doel van het initiatief. Is het Operational Excellence, Compliance of ter onderteuning van een Transitie? Is er tevens een Buy in van de directie?

Analyseer de huidige procesvolwassenheid van de organisatie en bepaal in hoeverre deze gereed is voor het initiatief. Mogelijk moeten eerst versterkingen worden aangebracht om een succesvolle implementatie mogelijk te maken.

Bepaal de tijdlijn en milestones tot de gewenste procesvolwassenheid. Zorg er in deze fase voor dat fundamentele organisatorische issues worden opgelost, voordat het initiatief wordt voortgezet.

Stel een klein BPM-team samen dat als aanjager en kenniscentrum fungeert. Leg de scope, taken en positie binnen de organisatie duidelijk vast en breid het team geleidelijk uit op basis van de behoeften van de organisatie. Is er ook al een Project Management Organisatie (PMO). Verdeel de taken dan helder onderling.

Definieer de functionele en niet-functionele eisen. Organiseer een demo, Proof of Concept (PoC) of Proof of Value (PoV) om de oplossingen te beoordelen. Een combinatie van tools kan nodig zijn. Begin eenvoudig en kies bewust voor een Process Mining-first of BPM-first strategie, passend bij de doelstellingen en volwassenheid van de organisatie.

Start met het inrichten van een procesarchitectuur, inclusief de belangrijkste end-to-end processen, en breng de ondersteunende architecturen in kaart, zoals systemen, rollen en data.

Selecteer projecten obv van de prioriteiten en impact in de organisatie. Organiseer een Kick-Off voor eindgebruikers.

Integreer waar nodig aanvullende disciplines, richt procesgovernance in en zet de verdere BPM-ontwikkeling structureel voort.