4. Kasstroomprognoses - Een absolute must

Cash is King in tijden van crisis. Door corona zijn veel bedrijven door hun buffers heen en liquiditeits-en solvabiliteits ratio's fors gedaald. Kasstroomprognoses blijken belangrijker dan ooit om bedrijven door de crisis heen te kunnen loodsen.

Veel startups zeilen echter altíjd scherp aan de wind. Reserves zijn minimaal en de omstandigheden vaak grillig en onzeker. Goede actuele prognoses zijn daarom extra belangrijk. Niet alleen van de Winst & Verlies en de Balans, maar juist ook van de Kasstromen. Want wanneer kom je precies geld tekort en hoe los je dat op?

Het opstellen van een goede kasstroomprognose blijkt voor veel startende ondernemingen helaas nog een uitdaging. En dat is zonde, want het kan veel ellende voorkomen.

Financieel management en de 3 financiële overzichten

Financieel management is in essentie gebaseerd op 3 financiële overzichten, te weten

• Winst & Verlies (W&V)
• Balans
• Kasstroomoverzicht

Het mooie is dat deze 3 overzichten als communicerende vaten met elkaar zijn verbonden, in het moment zelf en door de tijd heen. En met dat gegeven kun je mooie dingen doen.

NB: voor goede prognoses is een bijgewerkte administratie ontzettend belangrijk!

Winst of Cash?

Een positieve kasstroom is niet hetzelfde als winst. Het zijn twee verschillende begrippen die nogal eens door elkaar worden gehaald. Kosten uit de W&V leiden niet altijd direct tot uitgaven (late betaling factuur) en uitgaven niet altijd direct tot kosten (investeringen). Investeringen komen uiteindelijk wel terug als kosten in de W&V, maar via de afschrijvingskosten uitgesmeerd over meerdere jaren. De investeringsuitgaven zorgen echter wel direct voor een negatieve kasstroom.

Het klinkt misschien gek, maar groeiende winstgevende bedrijven kunnen óók failliet gaan. Dit komt dan bijvoorbeeld omdat de werkkapitaalbehoefte sneller groeit dan de winstreserve (bijvoorbeeld door hoge voorraden en traag betalende klanten). De herstelgroei van ondernemingen na de coronacrisis, zónder reserves, wordt dus nog een interessante.....

Maar als je gebruik maakt van een kasstroomprognose kun je tijdig kastekorten voorzien en hiernaar handelen. Bijvoorbeeld door het aantrekken van nieuwe financiering of het zodanig aanpassen van de geldstromen, dat extra financiering kan worden uitgesteld of zelfs niet meer nodig is.

Directe of Indirecte kasstromen?

Het opstellen van een kasstroomprognose kan op twee manieren: via de directe of de indirecte methode.

In het begin gebruik je automatisch de directe methode. Welke facturen moet ik nog betalen en wat staat er nog op de bank, zoiets.

Maar na verloop van tijd worden zaken complexer en is het verstandig om over te stappen op de indirecte methode. Deze wordt afgeleid door correcties toe te passen op W&V posten die geen kasstroom met zich meebrengen (afschrijvingskosten) en voor kasstromen die in de betreffende periode geen resultaatspost zijn (investeringen).

Als je een prognose maakt van de W&V en de Balans, rolt daar via de indirecte methode dus automatisch een kasstroomprognose uit, heel handig.

Statische budgetten, rolling forecasts of een levend document

Het gebruik van statische jaarbudgetten is niet meer toereikend in een wereld waar veranderingen elkaar in razend tempo opvolgen. Er is steeds meer behoefte aan een rolling forecast: een periodiek bijgewerkte (kasstroom) prognose van een vaste periode over de jaargrenzen heen. Die vaste periode is afhankelijk van de dynamiek van de onderneming, maar is bijvoorbeeld telkens 6 tot 12 maanden vooruit.

Zelf werk ik bij startups het liefst in een levend document, waarbij de prognose van de komende 3 tot 6 maanden continu kan worden bijgesteld. Planning en prognose lopen daardoor voor de korte termijn wel een beetje door elkaar. Want op basis van nieuwe informatie pas je direct díe geldstromen aan waar je nog invloed op kunt uitoefenen, net zolang totdat het plaatje weer klopt. When shit hits the fan, you better know what to do.

Excel of Software?

Een dynamisch model van de 3 financiële overzichten is dus ontzettend belangrijk. Maar kan dat in Excel of toch beter in een softwarepakket?

Juist omdat het verleden van invloed is op de toekomst, wil ik zelf graag het verleden heden en de toekomst overzichtelijk in 1 model van de 3 financiële overzichten. Trackrecord, actuele beginbalans en toekomst in één.

Maar dat blijkt nog niet zo eenvoudig.

Statische budgetscenario’s van een W&V (en Balans) zijn vaak wel mogelijk in een ERP systeem, maar een goede rolling forecast weer niet, om over een kasstroomprognose maar te zwijgen.

In sommige pakketten (bijv. EY Finance Navigator) kun je wel mooie kasstroomprognoses maken, maar mist er, anders dan het handmatig kunnen invullen van een beginbalans, een actieve koppeling met het verleden. Handig voor het opstellen van een meerjarig businessplan, maar minder geschikt voor actief financieel management.

Een programma als LucaNet voelt voor mij als een snoepwinkel. Verleden heden en toekomst van de 3 financiële overzichten in 1 model, met alle denkbare opties en overzichten. Like if they could read my mind. Prima voor de Scaleup fase, maar voor een Startup echter toch nog te zwaar.

Een mooie Excelsheet is in het begin dus zo gek nog niet.

Excel - Een voorbeeld

Maar hoe ziet zo'n Excelsheet er dan uit?

In onderstaande afbeelding ( Overzichten.pdf voor beter beeld) zijn de 3 financiële overzichten onder elkaar weergegeven van een fictieve onderneming. Deze indeling is standaard en wordt door verschillende gebruikers goed begrepen.

Aan deze weergave liggen diverse onderliggers ten grondslag, al dan niet automatisch gevuld vanuit het ERP systeem. Je kunt het zo moeilijk of makkelijk maken als je zelf wil.

Links in het overzicht staan de volledige jaren. Rechts de maanden. Grijze kolommen zijn definitief, witte kolommen een verwachting. Voor het jaar 2020 is ook een taakstellend budget toegevoegd (groen). Het totaal van Q1 tm Q4 van 2020 resulteert in een (roze) jaarverwachting, hier “EXP 2020”.

Prognoses kunnen eenvoudig op maandbasis worden aangepast over de jaargrenzen heen. “Cash Flow per End” is de doelregel om een negatieve kaspositie te voorkomen (of om te bepalen hoeveel extra financiering er nodig is).

In onderstaand voorbeeld is een kasdip in januari 2021 voorzien. Gelukkig is de dip maar klein en kort. Het management kan eenvoudig dit verwachte tekort oplossen door bijvoorbeeld bepaalde investeringen een maand uit te stellen.

Investeerders en banken werken ook graag met een dergelijk model. Een businessplan is op deze manier ook altijd up to date op basis van de actuele beginbalans en bijgewerkte korte termijn prognose. Nadeel van een dergelijk levend document is wel dat de output van het model continu wijzigt en dat kan wel eens verwarrend zijn. Ik probeer echter zoveel mogelijk het gebruik van verschillende modellen naast elkaar te voorkomen.

Voor extra bonuspunten voeg je ook nog verschillende scenario’s en een sensitiviteitsanalyse toe aan het model. Maar dat is voor een andere keer.

Wil je graag de werking en de opbouw van het model beter begrijpen? Ik leg het je graag rustig een keer uit!

Mon, 14 December