Als Startup krijg je ook te maken met personeel en de bijbehorende arbeidsvoorwaarden. Die kun je zo mooi en ingewikkeld maken als je zelf wil. Maar waar moet je echt op letten om later problemen te voorkomen? Dat begint al voordat je de allereerste werknemer in dienst neemt.

 

Ik heb in deze blog zoveel mogelijk geprobeerd te verwijzen naar de benodigde overzichten. Zo ben je zelf in hoofdlijnen in staat om bepaalde risico’s in te schatten.

 

Inschrijving in KvK en de SBI-code

Bij de inschrijving van de onderneming bij de KVK wordt gevraagd om een omschrijving van de bedrijfsactiviteiten. Hieruit worden de SBI-code(s)* afgeleid (“999.99”). De eerste code betreft de hoofdactiviteit. Deze SBI-code van de hoofdactiviteit wordt door meerder instanties gebruikt en is belangrijker dan je misschien kunt vermoeden. Denk daar dus bij de eerste inschrijving én latere wijzigingen goed over na. Ik behandel in deze blog de gevolgen voor de belastingdienst en een eventuele verplichting CAO en Bedrijfstakpensioenfonds. Maar bedrijven die door een verkeerde SBI-code niet in aanmerking komen voor de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL), zijn daar al op een pijnijke manier achter gekomen in deze Coronacrisis.

*Standaard Bedrijfsindeling 2008

 

Klik hier voor een overzicht van alle SBI codes (website KVK)

 

Sectorcode - Belastingdienst

De inschrijfgegevens van de KvK worden automatisch doorgegeven aan de belastingdienst. Deze bepaalt op basis van SBI-codes de sector indeling (“99”) en stelt deze bij beschikking vast (binnen 8 weken). Deze sectorindeling bepaalt de hoogte van een aantal af te dragen premies, en is dus van belang voor de salarisadministratie.

Als de maatschappelijke functie van een werkgever anders is dan volgens de beschikking, dan moet de werkgever dat schriftelijk melden aan de inspecteur. De inspecteur bepaalt dan of en zo ja, met ingang van wanneer, de andere sector van toepassing is.

 

Klik hier voor een overzicht van alle sectoren (Via overheid.nl)

 

Sectorcode - Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO)

Je kunt je als Startup misschien niet voorstellen dat je personeel direct onder een CAO valt, maar dat is toch vaker zo dan je denkt. Eerst even checken dus.

Er zijn meerdere mogelijkheden om onder een CAO te vallen. Let met name op de CAO’s die algemeen verbindend zijn verklaard (AVV) voor bepaalde bedrijfstakken. Die kunnen ongemerkt van toepassing zijn op de sector waarin je door de belastingdienst bent ingedeeld. Deze AVV CAO geldt altijd voor alle werkgevers en werknemers in een specifieke bedrijfstak. Ook als je geen lid bent van een werkgeversorganisatie. Bijna alle bedrijfstak-cao's zijn algemeen verbindend verklaard.

De voorwaarden in een CAO zijn gelijk of beter dan uit de wet voortvloeit. Denk daarbij aan vakantiedagen, bijzonder verlof, etc. Een verplichte CAO kan ook voordelen hebben voor de werkgever. Afspraken zijn duidelijk zijn vastgelegd en als werkgever hoef je daar niet zelf meer over na te denken en te onderhandelen.

 

Klik hier voor een overzicht van alle aangemelde CAO’s 2023 (PDF File van Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid)

 

Sectorcode - Bedrijfstakpensioenfonds (BPF)

Voor een groot aantal sectoren geldt ook een verplichte pensioenregeling op grond van de “Wet verplichte deelneming in een BPF 2010”.

Het BPF heeft een actieve onderzoeksplicht om bedrijven te zoeken die vallen onder hun verplichtstelling. Je zult in dat geval als ondernemer waarschijnlijk een brief (hebben) ontvangen. Sectorcodes en een sluitende en actuele SBI-indeling zijn daarvoor essentieel. Of een werkgever zich uiteindelijk verplicht moet aansluiten bij een BPF, hangt af van de werkingssfeer. Ook zijn in sommige gevallen vrijstellingen mogelijk. Laat je hierover, liefst vooraf, goed adviseren.

Tussen de geregistreerde werkzaamheden bij de KvK, de Belastingdienst en de werkingssfeerbesluiten bestaat vaak een mismatch. Wanneer een bedrijf met de verkeerde SBI-codes bij de KvK staat ingeschreven, is de kans groot dat de sectorregistratie bij de Belastingdienst onjuist is. Gevolg hiervan is dat bedrijven zich achteraf niet alleen (niet) hadden moeten aansluiten bij een BPF, maar er ook onjuiste premies zijn afgedragen.

 

Klik hier voor een overzicht van alle Bedrijfstakpensioenfondsen (via BPF-CAO Auditbureau)

 

Ongebonden Werkgever - Arbeidsvoorwaarden

Als een CAO (en BPF) niet verplicht is, dan ben je een zogenaamde ongebonden werkgever en kun je zelf de arbeids-en pensioenvoorwaarden vaststellen.

Daarbij gelden wel de algemene regels van de arbeidswetgeving. Deze staan bijvoorbeeld in de Wet minimumloon, de Arbeidstijdenwet en het Burgerlijk Wetboek (Boek 7, vanaf artikel 610).

 

Ongebonden Werkgever - Arbeidscontracten

Een arbeidscontract is een overeenkomst tussen een werknemer en een werkgever waarin de rechten en plichten van de werknemer en de werkgever staan vermeld. De opbouw van een arbeidscontract is vaak hetzelfde en legt afspraken vast tav salaris, contractduur en functie etc. Ook worden er vaak een aantal bedingen in opgenomen zoals concurrentie, geheimhouding en wijzigingsbeding etc.

In het arbeidscontract wordt ook verwezen naar een CAO en of personeelshandboek. Zonder CAO of personeelshandboek moeten veel details in het arbeidscontract zelf worden geregeld.

Contracten worden ook steeds meer geautomatiseerd aangeboden. Voor arbeidscontracten is dit principe goed toepasbaar. Zeker voor Startups een uitkomst, maar aanvullend advies en uitleg is wel aan te raden.

 

Ongebonden Werkgever - Pensioenvoorziening

Als ongebonden werkgever mag je zelf invulling geven aan een pensioenregeling. Een pensioenregeling is in dit geval ook niet verplicht, maar binnen de context van “Goed Werkgeverschap” wel aan te raden. NB: Vanuit gelijke behandeling dient iedere werknemer (ongeacht duur en type contract, sekse etc) dezelfde pensioenregeling te ontvangen. Zodra 1 werknemer dus een pensioenregeling ontvangt, dient deze dus aan iedere werknemer te worden aangeboden. Onderscheid naar leeftijd in pensioenregelingen is wel toegestaan als dit wordt veroorzaakt door actuariële berekeningen waarbij met leeftijd rekening wordt gehouden.

 

Personeelshandboek – Arbeidsvoorwaarden en Gedragsregels

Een personeelshandboek kan een handig document zijn als je (secundaire) arbeidsvoorwaarden of gedragsregels wilt vastleggen die voor iedereen binnen de organisatie gelden. Je verwijst hiernaar in je arbeidscontract. Deze voorwaarden vullen een CAO aan of vinden juist hun bestaansrecht in het feit dat er geen CAO van kracht is.

Het hanteren van een personeelshandboek is niet verplicht, maar voorkomt dat alles tot in detail in individuele arbeidscontracten geregeld moet worden. Bovendien geeft het werknemers vaak duidelijkheid en structuur over de in de organisatie geldende regels, rechten en plichten. Meestal dus niet het eerste wat je regelt als startup, maar na verloop van tijd kan het toch hndig zijn.

Soms gebruikt een werkgever een andere benaming voor een personeelshandboek zoals een personeelsgids, algemene arbeidsvoorwaarden of een bedrijfsreglement. Ook de inhoud en omvang van een dergelijk document varieert sterk.

 

Wijzigen van Arbeidsvoorwaarden

Veel werkgevers bepalen dat ze de arbeidsvoorwaarden eenzijdig mogen wijzigen door gebruik te maken van een wijzigingsbeding. Dit beding heeft betrekking op de arbeidsvoorwaarden die in de arbeids­overeenkomst en het personeelshandboek staan.

Je kunt niet zomaar beroep doen op het wijzigingsbeding. In de wet staat namelijk dat je een zodanig zwaarwichtig belang (bijv. naderend faillissement) bij de wijziging van de arbeidsvoorwaarden moet hebben, dat het belang van de werknemer in redelijkheid moet wijken. Je hoeft in zo'n uitzonderlijke situatie dan niet met iedere werknemer apart te onderhandelen als je de arbeidsvoorwaarden van het volledige personeel willen aanpassen. Wijzigingen in het voordeel van de werknemer zijn natuurlijk wel makkelijk te realiseren.

NB: Een personeelshandboek is vaak een mengeling van arbeidsvoorwaarden (verlofaanspraken, overwerk en scholing) en instructies of gedragsregels (bijv. kledingvoorschriften en voorschriften met betrekking tot het gebruik van bedrijfsmiddelen). Deze laatste categorie valt niet onder het begrip ‘arbeidsvoorwaarden’ en mag op grond van het instructierecht van de werkgever wel eenzijdig gewijzigd worden.

 

Conclusie

Check dus vóórdat je de eerste werknemer indienst neemt of je in de juiste sectorcode bent ingedeeld. Check ook bij iedere wijziging van de activiteiten en SBI indeling of de juiste sectorcode wordt toegepast door de salarisadministratie. Een verplichte CAO? Dat hoeft niet perse een nadeel te zijn, maar het is wel handig als je daar vooraf van op de hoogte bent om verrassingen achteraf te voorkomen. Het zelfde geldt voor de Bedrijfstakpensioenfondsen. Het inhuren van een pensioen of arbeidsspecialist is in ieder geval geen overbodige luxe.