Iedere Startup moet een keer kiezen voor een ERP systeem. Een belangrijke keuze waar je wel even aan vast zit. Dus hoe kies je het juiste pakket?

Niemand is alwetend op dit gebied. Ik ook niet. Ik kan alleen maar dat stukje kennis delen waar ik ervaring mee heb opgebouwd en je meenemen in de overwegingen die ik zelf heb gemaakt. Zie dit als één van de gesprekken die je met allerlei partijen voert om tot een eigen oordeel te komen.

 

ERP - De definitie

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en heeft als doel de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en klantgerichtheid te vergroten. Een ERP systeem automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Geen organisatie is echter hetzelfde en daarom zijn er ook zo veel verschillende ERP systemen en deeloplossingen. Een ERP functionaliteit hoeft ook niet direct ontzettend zwaar te zijn, en dus ook niet meteen ontzettend duur. Eigenlijk is de implementatie van het systeem het duurste, zowel in termen van consultancyuren als benodigde capaciteit binnen de organisatie. Te vroeg een te zwaar systeem implementeren kan tot onnodige hoge kosten leiden en misschien zelfs zonder het gewenste resultaat. Denk er dus ook goed over na wat je organisatie aankan.

 

Het begin – Een administratie

In het begin kan iedere onderneming af met een administratie syteem. Bekende pakketten daarvoor zijn bijvoorbeeld Exact Online en Twinfield.

Twinfield blijft echter beperkt tot een financiele module en heeft processen beperkt gautomatiseerd. Exact Online is daar al wat verder in en kun je naar wens nog uitbreiden met ERP functionaliteit. De financiele module van een pakket als AFAS kun je ook overwegen vanaf de oprichting, maar is door de vele mogelijkheden ook direct een stuk complexer in gebruik.

Administratie pakketten zoals e-boekhouden zijn geoptimaliseerd voor de kleine ondernemer, erg gebruiksvriendelijk met veel geautomatiseerde functionaliteit. Maar wees hier wel voorzichtig mee. Een projectadministratie kan je hier bijvoorbeeld niet in voeren, toch wel een echte must voor bedrijven met een R&D afdeling of subsidieprojecten. Sommige bedrijven zullen hier dus ook weer snel uitgroeien.

 

Van administratie naar ERP

Na verloop van tijd worden er steeds meer Excel sheets in de organisatie ontwikkeld of zijn losse systemen al in gebruik voor deelprocessen. Maar op een gegeven moment loop je vast. Excelsheets zijn foutgevoelig en de deelsystemen sluiten niet goed op elkaar aan. Met steeds meer fouten tot gevolg. En dat merkt vooral de backoffice....en dus ook finance.

Overigens kun je een ineffectief systeem lang volhouden als je een goede backoffice hebt. Goed brandjes blussen is echter geen schaalbaar concept. Hoe eerder je dat beseft hoe beter.

 

Het keuzetraject

Tijdens het keuzetraject kun je advies inroepen van een advieskantoor, zijn er verschillende IT-events en kun je eindeloos veel reviews lezen over allerlei pakketten. Ook kun je demo’s van diverse pakketten aanvragen. Van een longlist naar een shortlist. Ik heb vooral ook in mijn netwerk rondgevraagd naar ervaringen.

Het lastige alleen is dat niemand ervaring heeft met álle pakketten of alle onderdelen van 1 pakket. Het blijft dus een uitdaging onderlinge vergelijkingen te maken. Ook blijven alle softwaresystemen doorontwikkelen, en dus kennis is al snel achterhaald. Het vertrouwen dat een organisatie voldoende blijft investeren in de ontwikkeling van de software is daarom ook belangrijk.

Zelf heb ik in iedergeval proberen in te schatten wat er nu en binnen de komende 5 tot 7 jaar essentieel is, zodat je lang genoeg kunt doorgroeien met een gekozen pakket. Welke processen zijn of worden essentieel binnen je onderneming?

 

Processen binnen een ERP

In hoofdlijnen maakt ieder ERP pakket een onderscheid in de volgende processen

• FINANCE & BELASTING – administratie, aangiftes, rapportages, budgetten, factuurverwerking
• SALES & MARKETING – CRM, customer relation, sales management, service
• HRM – personeelsinformatie, beoordelingscyclus, salarisadministratie
• ORDERMANAGEMENT – offerte, orders, retouren, leveringen, abonnementen, verkoopfacturatie
• PRODUCTIE – productie management, planning
• PROJECTEN – urenregistratie, projectplanning, projectadministratie
• LOGISTIEK – warehouse management, voorraadbeheer, transport
• SUPPLY CHAIN – ketenbeheer, planning, samenwerking
• DATA – managementinformatie, dashboards
• EXTERN - klantportaal
• INTERN - medewerkersportaal

 

Processen waarbinnen een correcte en volledige gegevensuitwisseling belangrijk is, wil je het liefste binnen 1 pakket plaatsen. Voor CE-certificering is het bijvoorbeeld belangrijk dat het orderproces van offerte tot aan levering naadloos op elkaar aansluit.

Indien een ERP pakket wel een proces aanbiedt, kan het alsnog zijn dat een deelproces niet voldoende mogelijkheden biedt. Bijvoorbeeld lead management binnen CRM, factuurgeneratie binnen finance, of serienummerregistratie binnen productie. Je moet dus van te voren goed weten wat écht belangrijk voor je organistie om tot de juiste keuze te komen en of een aanvullende koppeling alsnog te verdedigen is. Helemaal perfect is het namelijk nooit.

 

Overige aandachtspunten

• Ten aanzien van de verschillende soorten ERP systemen heb ik onder andere nagedacht over de volgende onderwerpen.

• On-premise vs Cloud

• Open source versus Closed source

• Open Interface

• Eigen software of Implementatiepartner

• Maatwerk versus Generiek

• Gebruiksvriendelijkheid

• Koppelen of Integreren; Best of Breed vs Best of Suite

• Data Analyse & Dashboarding

• Product van Nederlandse bodem of Internationaal

 

On-premise vs Cloud

On-premise software wordt lokaal geinstalleerd. De software en gegevens draaien dan op eigen servers en computers. Hiervoor moet voldoende kennis en personeel in de organisatie beschikbaar zijn. Bij een Saas oplossing in de Cloud worden de software en servers gehuurd. De gegevens worden op afstand opgeslagen en beheerd. Bij een on-premise oplossing is de initiele investering hoog en bij een Saas oplossing zijn de lopende kosten juist wat hoger. De laatste jaren winnen de Cloud oplossingen steeds meer aan terrein.

Exact biedt Exact Online aan in de Cloud en Exact Globe on-premise, waarbij Exact Globe meer functionaliteit biedt dan Exact Online. Microsoft Business central 365 (opvolger Dynamics NAV) is een cloud oplossing, maar waarbij het er in de praktijk al snel op neerkomt dat een gedeelte toch on-premise geinstalleerd moet worden. Bij AFAS is per 2020 iedere klant overgegaan op de Cloud en is on-premise geen optie meer.

 

Open source versus Closed source

Bij Open Source Software is de broncode vrij beschikbaar en aanpasbaar voor gebruikers en ontwikkelaars. Dat klinkt leuk, maar ontbreken continuiteit en het ontstaan van te veel open source maatwerk ligt op de loer. Het programmeren wordt wel steeds makkelijker en kan ook door mensen zonder IT-achtergrond worden gedaan. Het zal een beetje van je werknemersbestand afhangen in hoeverre je hiermee kan pionieren. Vooral de ontwikkeling van eenvoudige -open source- apps zal steeds steeds verder toenemen. Maar voor een compleet ERP systeem ben ik er zelf nog voorzichtig mee. Een ontwikkeling om in de gaten te houden in ieder geval.

 

Open Interface

Een open interface (de API) is een belangrijk onderdeel. Een goede open API faciliteert een goede samenwerking tussen verschillende systemen (kun je er uberhaupt nog iets aan koppelen?) en is dus essentieel. Haak hier even de IT-pro aan om hem gerust te stellen (en jezelf).

 

Eigen software of Implementatiepartner

Een pakket als AFAS en Exact wordt ondersteund door mensen van het bedrijf zelf. Dat werkt erg prettig. Een pakket als Business Central 365 van Microsoft wordt geïmplementeerd en ondersteund door licentiehouders. Dat voelt toch anders. En hoewel het systeem misschien toekomstbestendig is, vond ik het minder toegankelijk en dus een te groot risico voor een startende organisatie. Kijk ook goed naar de kwaliteit van de Knowledge base van een systeem. Hoe meer je zelfstandig via de knowledge base kan oplossen, hoe beter.

 

Maatwerk versus Geen maatwerk

Maatwerk voor Startups vind ik echt vloeken in de kerk. Ik geloof er niet in. Het maakt je ook afhankelijk van consultants. In de basis lijken alle processen op elkaar en helpt de blauwdruk van een softwaresysteem je ook de processen te versimpelen. Wel moet een systeem flexibel en aanpasbaar zijn. In het verlengde daarvan is zelfstandigheid belangrijk. Systemen waarvan de goede knowledgebase de zelfredzaamheid bevordert, hebben een grote pre.

 

Gebruiksvriendelijkheid

Heel belangrijk. Als een systeem niet gebruiksvriendelijk is, pakken werknemers al snel hun oude excelsheet er weer bij of worden er veel fouten gemaakt bij de invoer. Dan heb je alsnog niks aan het ERP-systeem. Laat iedereen dus zoveel mogelijk vóóraf zien wat de mogelijkheden zijn en wat gebruiksvriendelijkheid is van de systemen en neem hun feedback mee in het keuzetraject.

 

Koppelen of Integreren: Best of Breed vs Best of Suite

Hoewel ik in denk dat sytemen onderling in de toekomst juist steeds meer zullen worden gekoppeld, ben ik er zelf nog wel voorzichtig mee. Iedere koppeling (interface) is een extra risico en een verlies van data. Ook moeten al deze koppelingen en de hele systeemarchitectuur worden onderhouden. Tot slot wil je voorkomen dat werknemers moeten inloggen op te veel verschillende systemen, al kun je dat oplossen met een SSO oplossing.

Soms is er ook geen geschikte koppeling beschikbaar met voldoende functionaliteit en verplaatst de zoektocht automatisch naar geintegreerde oplossingen. Maar andere bedrijven kunnen met 1 goede koppeling weer jaren vooruit. Lastig....en voor iedereen anders. Het blijft een afweging.

De deeloplossingen (facturatie, marketing, CRM, urenschrijven, HR, etc) in software zijn voor dat specifieke proces vaak gebruiksvriendelijker dan de oplossing in het volledig geïntegreerde pakket. Voor het bouwen van een factuur lay-out in AFAS en Exact Online kun je zo een paar dagen verder zijn (why oh why?). In facturatie software gaat dat echt een stuk makkelijker.

Niet iedereen binnen een organisatie is daarom direct even enthousiast over een nieuw systeem, want precies hun taak ging toch zo makkelijk? Maar het is vooral belangrijk dat iedereen het grote plaatje kan blijven zien. Omdat er bijvoorbeeld geen fouten meer worden gemaakt in het offerte en order traject, zijn er aan de achterkant een stuk minder foutieve leveringen. Daar plukt uiteindelijk iedereen de vruchten van.

 

Data analyse & Dashboarding

Het lijkt heel belangrijk dat een systeem zelf goede Dashboards genereert, maar is het niet. Interne dashboards voldoen bijna nooit aan de specifieke wensen van een organisatie. Tevens moet er uiteindelijk toch data van diverse systemen aan elkaar gekoppeld worden. In de meeste organisaties wordt daarom al snel met Dashboards vanuit Power BI gewerkt. . Voor het combineren van data uit diverse systemen wordt een Data lake (of voorheen Data Warehouse) ingericht. Belangrijk is dus vooral of de data van een ERP systeem beschikbaar is. 

 

Product van Nederlandse bodem of Internationaal

Met een Nederlands ERP pakket (o.a. AFAS, Exact) kun je prima internationaal zakendoen via rechtstreekse verkoop, distribiteurs of minderheidsdeelnemingen. Het verhoogt het gebruiksgemak voor de activiteiten in Nederland ten aanzien van bijvoorbeeld belastingaangiftes en ondersteuning. Dit soort pakketten ondersteunen nauwelijks over de grens en maken eerder een terugtrekkende beweging dan andersom. Buitenlandse minderheidsdeelnemingen zijn beter af met een eigen lokaal systeem.

Indien je als StartUp direct een aantal 100% dochterondernemingen in het buitenland hebt of voorziet, zou ik de internationale pakketten wat serieuzer bekijken. Zelf ben ik bijvoorbeeld benieuwd of de redelijk nieuwe Microsoft Business Central 365 zijn belofte zal waarmaken. ERP pakketten als SAP, Oracle/ Netsuite, Workday, Epicor, etc zijn voor een startup echter al snel te zwaar.

 

Het landschap van geïntegreerde software in Nederland

Als je kiest voor geïntegreerde software zijn er in Nederland een aantal onderling vergelijkbare pakketten. AFAS, Visma, Unit4 en Exact. Exact heeft onlangs Unit4 overgenomen en het Noorse Visma is op overnametocht van Nederlandse bedrijven, waaronder ook samenwerkingspartners van AFAS. Microsoft is met een eigen ERP systeem zowel, klant partner als concurrent van de diverse systemen. Het landschap is dus behoorlijk in beweging.

Zelf vind ik dat AFAS voor een Cloud oplossing een hele goede prijs/kwaliteit verhouding biedt met ontzettend veel mogelijkheden en prettige ondersteuning. Waar je bij Exact er telkens een proces bijkoopt, krijg je bij AFAS direct toegang tot alle processen. Voor beiden is wat te zeggen. Met AFAS kom je verder, Exact Online werkt iets intuitiever.

Hoewel ze een van de kleinere partijen nu zijn, zitten ze niet stil. Ik ben vooral nieuwsgierig naar de lancering van AFAS Profit Next binnenkort, een totaal nieuw concept. "AFAS Profit Next systeem komt voort uit de visie dat er niet meer geprogrammeerd hoeft te worden, maar dat definiëren volstaat. Deze visie heeft als belangrijkste uitgangspunt dat AFAS, de consultant en de klant zelf kan definiëren vanuit een standaard. Het resultaat is uitstekende functionaliteit voor de klant met een perfecte gebruikerservaring."

 

Implementatie

En als je dan eenmaal een geschikt systeem hebt uitgekozen, kan het alsnog goed mis gaan met de implementatie. Een pakket installeert zichzelf niet, helaas. Leg de lat daarom niet direct te hoog en zorg voor voldoende capaciteit binnen de organisatie. Wijs ook een beheerder aan voor voldoende borging van het systeem in de organisatie. Ontspan met de gedachte dat je een toekomstbestendig pakket hebt aangeschaft en focus je in het begin alleen op de belangrijkste processen. De rest komt later wel, stap voor stap.