Voordat ik de komende weken meer de diepte inga, kan ik een aantal basisprincipes niet overslaan. Het voelt bijna gek om erover te schrijven, zo logisch vind ik ze. Maar toch gaat het hier vaak op mis. Neem ze dus ter harte en financieel management wordt een stuk leuker;-)

• KISS+S: Keep It Simple Stupid...from te Start
• Blijf Bij. Sluit Aan. Sluit Af.
• Wees geen Eiland

 

KISS+S: Keep It Simple Stupid...from the Start

Simpel is het moeilijkst. Je moet op ieder moment in staat zijn de administratie te begrijpen en uit kunnen leggen aan een ander. Zonder mitsen en maren.

Hou je daarom zoveel mogelijk aan standaardgrootboekschema’s, koppel niet zomaar allerlei systemen aan elkaar en blijf weg van maatwerk. Rekening courant verhoudingen tussen BV's lijken handig, maar maken de administratie ondoorzichtig. Stel liever een duidelijke leningsovereenkomst op.

 

Extra detail staat niet perse gelijk aan extra informatie. Met name als de boekhouding bij iedere factuur weer handmatig een afweging moet maken, kun je bepaalde details beter weglaten. Meer geautomatiseerde informatie (bijv. artikelnummers via verkoopfactuur) vereist echter dat je vooraf goed nadenkt over de indeling. Zorg er ook voor dat je de detailadministrie op basis van de juiste dwarsdoorsnedes inricht. Voor ieder artikel een aparte grootboekrekening? Niet nodig, niet doen. Maar wel:

• Grootboekrekeningen voor kostensoorten (IT, marketing etc)
• Projectcodes voor projecten (adviestrajecten, subsidieprojecten)
• Kostenplaatsen voor afdelingen of business units etc
• Artikelnummers voor verkoopartikelen, etc etc

En volgt de administratie de onderneming of de onderneming de administratie? Weet wanneer je moet meeveren en wanneer je op de rem moet stappen. Chaos komt voort uit te veel uitzonderingen en te veel maatwerk. Besef dat schaalbaarheid niet alleen in het product zit, maar ook in de processen.

Ik heb ooit als bijbaan voor een hotel gewerkt. De eigenaar had zich aangemeld voor meerdere promotieacties. Het werd chaos. Het systeem kon al die verschillende kortingen en extra aanmeldingen niet aan. Dubbele boekingen, verkeerde betalingen en gestreste baliemedewerkers tot gevolg. Wat een succes he! Zei de eigenaar...

 

 

Blijf Bij. Sluit Aan. Sluit Af.

Simpel alleen is niet genoeg. Er moet een ritme komen in je administratieve handelingen om alsnog chaos te voorkomen.

 

Blijf bij. Want alleen dan kun je daadwerkelijk actuele en dus zinvolle informatie uit je administratie halen. Zorg ervoor dat alle facturen en bankafschriften zo snel mogelijk worden ingeboekt.

Sluit aan. Door regelmatig de getallen uit je administratie onderling aan te sluiten spoor je eventuele fouten sneller op. Is het banksaldo op het afschrift gelijk aan het saldo in de administratie? Zijn alle leveringen gefactureerd?

Sluit af. Minimaal 1 keer per kwartaal. Het dwingt je tot nadenken over de volledigheid van de cijfers. Boek ontbrekende facturen op overlopende posten, verwerk de afschrijvingen en los de vraagposten op. Ontdek je na de afsluiting nog een fout? Corrigeer dat dan in de volgende periode. Oude resultaten worden niet meer gewijzigd, wel zo duidelijk.

 

En zo heb je meteen je interne controle op orde kwa tijdigheid, juistheid en volledigheid. De accountant kan trots op je zijn.

 

 

Wees geen Eiland

En dan heb je al je cijfers keurig netjes op orde en dan doet niemand er wat mee.....najáá zeg

Dit besef ontstond bij mij een jaar of 15 geleden. Een collega vond de cijfers van control zó ingewikkeld dat hij ze niet gebruikte. Rendement berekende hij op de achterkant van een bierviltje, op zijn eigen manier. Control mocht zijn eigen feestje vieren.

Vraag aan Sales hoeveel producten er zijn verkocht en je krijgt waarschijnlijk een antwoord op basis van geplaatste orders. Maar Finance kiest voor het moment van levering. Whatever, hoor je Sales al bijna denken.

Wie heeft er dan gelijk? Finance natuurlijk😉 maar Sales ook…

Rapporteer daarom naast de resultaten in de Winst en Verlies ook de sales funnel, zoals:

• Openstaande orders,
• Goederen onderweg,
• Geleverde goederen (sluit aan met omzet W&V, hoezee!),
• Openstaande debiteuren (sluit aan met balans, hoezee!).

Zo heeft het management beter en eerder inzicht in de daadwerkelijke voortgang van de verkopen en kunnen Sales en Finance de strijdbijl begraven. Iedereen weer gelukkig.

 

See? Financieel management is zo moeilijk nog niet… Je moet het alleen even doen😉