Jaren geleden deed ik een uitspraak over de voorspelbaarheid van het vak in het blad “Executive Finance”. Ik ontving daarna diverse berichten en werd gebeld door wildvreemde mensen die even hun hart bij me kwamen luchten. Blijkbaar zat het meer mensen dwars.

 

Hoewel finance een mooi vak is, rust er ook een vloek op: de planning en control cyclus. Het is een belangrijke en onmisbare cyclus voor het beheersen van een onderneming, maar het kan ontzettend veel tijd in beslag nemen, zeker in complexe organisaties.

 

Continu is een heel leger van controllers bezig met de periodieke (maand) afsluiting, verschillen analyses, rapportages, budgetten, business planning, Forecasts en als je pech hebt ook nog wat jaarrekeningen. Allemaal hele slimme mensen die elke maand (soms elke dag!) hetzelfde werk moeten doen, maar in feite geen steek vooruit komen. Het kan aanvoelen als een open gevangenis.

 

Na jaren van werken bij StartUps moest ik er de afgelopen jaren dan ook weer even aan wennen hoe het er in “gewone” bedrijven aan toe gaat. “Kees de komende 2 weken niet storen, want maandafsluiting, en daarna ook niet, want jaarbudgetten” Oh ja, brrr. Sommige financials kunnen nauwelijks een moment prikken voor een vakantie.

 

Maandafsluiting - De kunst van het weglaten

Ooit zei een collega me: waarom rapporteren jullie eigenlijk maandelijks? Waarom niet ieder kwartaal? Zoveel verandert er niet en wij doen er toch niks mee. Au…Zit je dan met je goeie gedrag, te ploeteren op de zoveelste rapportage.

 

Ook al was het natuurlijk niet mogelijk, de opmerking is me wel altijd bijgebleven. Verfrissende ideeën komen ten slotte soms van de onwetenden. Waarom doen we alles eigenlijk? Zijn er niet situaties waarin we dingen kunnen weglaten?

 

In een vorige blog opperde ik al het weglaten van budgetten in onzekere context. Maar is het ook altijd nodig om een full force maandafsluiting te doen? Is het misschien niet beter om je maandelijks te beperken tot bepaalde kerngetallen (zoals bijvoorbeeld omzet en debiteurenstand) en daarvan misschien juist de frequentie te verhogen en tijdigheid op te voeren?

 

Voor de belángrijkste getallen hoef je dan ten slotte niet meer te wachten op de moeilijkste getallen. Het opschonen van de balans kun je als een continue inspanning zien, los van de periode afsluiting.

 

In feite gebeurt dit ook eigenlijk al. Aan een kwartaalafsluiting wordt meestal al meer aandacht besteed dan aan een maandafsluiting. Maar daar waar managementinformatie belangrijker is dan verantwoordingsinformatie (aan bijv. aandeelhouders), focussen ondernemingen nog sterker op dat wat nodig is in plaats van op dat wat moet. En dus blijft dan een volledige maandafsluiting vaak achterwege.

 

De inhoud van finance zal de komende jaren drastisch wijzigen. Niet alleen zullen veel standaard processen verder worden geautomatiseerd en misschien wel ingrijpend veranderen (blockchain?). Maar door de grote onzekerheden en snelle veranderingen in de wereld zullen ondernemingen gedwongen worden om processen te versimpelen en soms taken weg te laten. Less is more.

 

De tijd die beschikbaar komt, kan dan nuttiger worden ingezet. Forecasting en scenario denken zal belangrijker worden dan het rapporteren over het verleden en vaststellen van budgetten. En dat is als je het mij vraagt ook veel interessanter om te doen. Ontsnap😉!