Het is dat ik inmiddels het één en ander gezien heb in de afgelopen 20 jaar, want zelf zou ik sommige dingen niet eens kunnen bedénken. Regelmatig komen administratieve problemen echter pas laat aan het licht, omdat niemand in de directie de materie goed begrijpt. Maar de administratie is als een fundering. En op een slechte fundering kun je gewoon niet verder bouwen.

 

Al zijn er wel een aantal simpele Red Flags die iemand in de directie zouden moeten alarmeren.

 

Zomaar wat voorbeelden die ik door de jaren heen ben tegen gekomen:

🚩Saldi op Grootboekrekeningen sluiten niet aan met de subadministraties (Activa, Voorraden, Debiteuren, Crediteuren etc).

🚩Kruis- en vraagposten worden niet periodiek opgeschoond (Ellende aan het einde van het jaar, onvolledig inzicht in de tussenliggende periodes).

🚩Administratie wordt niet gevoerd op basis van dubbel boekhouden😱(alleen op basis van uitgaven en ontvangsten, overigens is dit niet hetzelfde als het voeren van een dubbele boekhouding😉). Deze vind zelfs ik heel bijzonder.

🚩Dubbele boekhouding, in 2 systemen….zonder aansluiting (waarom?)

🚩Boekingen in reeds afgesloten periodes (niet doen, iets met BTW aangifte, rapportages, jaarrekeningen).

🚩Subentiteit administraties voor projecten (Help!! Gebruik gewoon dimensies of projectadministratie).

🚩Periodecijfers pas na een maand beschikbaar….(too little too late…next!)

🚩Afschrijvingen uitvoeren al vóór de maandafsluiting (doe maar liever direct na/ tijdens de maandafsluiting, dan kloppen de cijfers beter)

🚩Verkoopfacturen in word/excel…zonder oplopende nummering (I am lost for words).

🚩Bedrijfskosten (te boeken op 4XXX) worden geboekt op 7XXX (bedoeld voor directe kosten) "want ze horen bij een intern project" (???)

🚩Inkoopfacturen rechtstreeks geboekt op een willekeurige balansrekening (Waar was de Crediteurenadministratie ook alweer voor?).

🚩Verkeerd gebruik van dimensies (gebruik Kostenplaatsen met mate).

🚩3Way matching (matchen van bestelling met de levering en factuur): "We registreren geen ontvangsten, dus we vertrouwen de facturen van de leverancier maar gewoon........😱"

🚩BTW regels worden niet goed toegepast (aftrekken BTW van zakendiners….zeker weten?😉).

🚩GRB - schema >> 100 grootboekrekeningen (tijd voor een grote opschoonactie!).

 

“Administration is not rocket science, but it can hinder the take-off”

 

Vind je het als directie lastig om de kwaliteit van de administratie te beoordelen, te bedenken hoe deze beter de strategie kan ondersteunen en wat daarvoor nodig is? Ik kan je helpen.