Veel ondernemingen hebben het zwaar. Door Corona en de oorlog in Oekraïne staan veel ondernemingen al langere tijd in overlevingsstand. Alle kansen op extra financiering en omzet worden aangegrepen. Kundig personeel wordt ontslagen of nog niet aangenomen. Het managen van alle processen en het voorbereiden op een groeiscenario is daarmee van ondergeschikt belang geworden. Enter complexiteit die onvoldoende wordt gemanaged. En dat kun je aflezen aan de financiele huishouding.

 

Ik heb een gezonde aversie tegen (nutteloze) complexiteit. Het leidt af van de kern, kost een steeds grotere krachtinspanning om te managen en gaat makkelijk over in chaos. Complexiteit laat zich ook lastiger automatiseren en maakt een organisatie minder wendbaar. In een snel veranderende wereld zou een beperkte complexiteit dus een strategie op zich zelf kunnen zijn.

 

Maar wat maakt een onderneming nou complex? Omzet is slechts een beperkte indicator voor complexiteit, maar wordt onder andere door de volgende zaken bepaald*:

*Het klopt dat bepaalde complexiteit uit deze lijst een gegeven is en voornamelijk verklaart waaróm een onderneming complex is (en veel meer financiele professionals nodig heeft dan een minder complex bedrijf). Maar door te snappen waaróm dit zo is, word je je ervan bewust dat je bepaalde keuzes bewust kunt en moet maken. Er valt meer te kiezen dan je denkt.

 

• Financieringsstructuur

  • Hoeveel aandeelhouders zijn er, zijn er aandelen beursgenoteerd, zijn er nieuwe financieringsrondes nodig, is er een werknemersparticipatie via een STAK, (Converteerbare) leningen, kredietfaciliteit, etc, etc. 1 aandeelhouder (DGA) is een stuk minder complex, ook qua stakeholder management.

  • Iedere nieuwe financieringsronde kost ontzettend veel energie en expertise van het team. Ongeacht het bedrag.

• Subsidies

  • In een innovatieve onderneming kun je bijna niet zonder subsidie. Maar subsidieregelingen komen met allerlei extra administratieve lasten en kunnen een administratie al snel complex maken. Mede daardoor zijn (technisch) innovatieve ondernemingen vaak al complex voordat de 1e euro omzet is ontvangen.

• Holding structuur

  • 1 of meerdere werkmaatschappijen, nationaal of internationaal?

  • Bij meerdere entiteiten komen consolidatie vraagstukken, integratie van systemen en lokale (belasting)wetgeving om de hoek kijken. De maandafsluiting vraagt met meerdere entiteiten een grotere inspanning van het finance team en er is meer lokale expertise nodig. Heb je ze dus echt (al) nodig? Of kan je een nieuwe markt bijvoorbeeld eerst het beste via een distributeur, representative office of agent verkennen? Is dat fiscale voordeel echt zo groot?

• Type industrie & Type product

  • SaaS, service, verhuur, handel, assemblage of productie?

  • De administratie van een productie onderneming (met Cost of Goods) is vaak een stuk complexer dan een SaaS onderneming en vereist zwaardere systemen. Denk aan voorraadadministratie, serienummerregistratie etc

  • Hoeveel verschillende product(typ)en verkoop je? Niet alleen het aantal verschillende producten maakt een onderneming complexer, maar ook het aantal verschillende producttypen die worden verkocht.

• Type klant

  • B2B of B2C, een mix of via distributeurs?

  • Stuur je 100 facturen van ieder 100.000? of is het eerder andersom? Deze aantallen hebben ook invloed op bijvoorbeeld je CRM systeem

• Balansgrootte

  • Voorraden, patenten, machines, vastgoed, financieringsstructuren, valutas, etc, allemaal moeten ze worden gemanaged en is er specialistische kennis voor vereist.

• Onzekerheid en buffers

  • Bedrijven met een flinke financiële buffer in een stabiele markt, hoeven de financiën een stuk minder strak te managen dan ondernemingen waar minder zekerheden zijn. Flexibele en goede forecasting is in dit laatste geval een stuk belangrijker.

 

Toename van complexiteit is onvermijdelijk bij de groei van een onderneming en ook context afhankelijk. Maar je kunt (of moet) je zelf wel altijd afvragen: voegt een bepaalde optie wel voldoende toe om de extra complexiteit te verantwoorden? Heb je de kennis en kunde al in huis om deze complexiteit te managen en wil je die ook hebben? Zijn alle systemen voorbereid op de toegenomen complexiteit? En kun je iets nog eenvoudig terugdraaien indien een keuze niet het gewenste effect heeft?

 

En vergeet niet: complexiteit werkt exponentieel. Complexiteit toevoegen aan een simpele organisatie valt niet direct op. Maar is de organisatie eenmaal complex, dan is er maar heel weinig nodig om in een oncontroleerbare chaos te belanden.

 

Dus zorg als finance dat je bij al deze overwegingen betrokken bent om te voorkómen dat de administratie het chaotische eindpunt is van alle processen in de organisatie. En zorg er ook voor dat je administratie simpel en overzichtelijk is en blijft.

 

You keep it simple, they get the best😉