Als Six Sigma projectmanager, alweer jaren geleden, hield ik de voortgang van projecten nog bij in een Excel sheet. Sindsdien zijn er vele tools ontwikkeld om het managen en samenwerken in projecten (laagdrempelig) veel eenvoudiger te maken. Maar wat is er zoal, en welke tool kun je nu het beste gebruiken?

 

Als het om management of planner software gaat, heb je vast al eens gehoord van namen als Jira, Asana, Trello, Monday, Notion of Microsoft Projects & Planner etc. In 2017 is ClickUp (HQ San Diego) aan deze lijst toegevoegd met nu al een indrukwekkend aantal gebruikers. Maar is het ook wat?

 

 

Wat is ClickUp?

ClickUp heeft als slogan “The one app to replace them all” met als missie de productiviteit van ondernemingen te verhogen door het samenvoegen van verschillende functies in 1 programma. Het ondersteunt dan ook veel meer dan alleen taakbeheer. Planning, mailen, dossiervorming, documenten, urenregistratie, delegeren, automatiseren, sprints, en nog veel meer. Het samenwerken met en managen van teamleden wordt een stuk makkelijker en leuker met deze tool.

 

Het is voor nieuwe gebruikers heel toegankelijk. Als een van de weinigen heeft ClickUp een uitgebreid Free plan (Forever!). De licenties zijn daarnaast ook prima betaalbaar en kennen geen minimumaantal. Elke betaalde licentie geeft daarnaast meteen toegang tot een aantal gratis Guest licenties. ClickUp is een zeer uitgebreid programma en kan volledig naar eigen behoefte worden ingericht en is daardoor geschikt voor zowel voor grote als kleine klanten.

 

ClickUp werkt met een hiërarchie van Workspaces, Spaces, Folders and Lists. De “Lists” bestaan weer uit taken (en (sub)subtaken). Autorisatie kan daarnaast tot zelfs op “cel” niveau worden ingesteld. Alle data kan op zeer veel verschillende manieren worden bekeken en gemanaged. Zo kun je o.a. oneindig veel “List” views, “Board” views “Gantt” views creëren. Eigenlijk is het een soort uitgebreide pivot table.

 

Kwa userinterface is ClickUp het beste vergelijkbaar met Monday of anders Trello, maar biedt (zeker tov Trello) meer functionaliteit en blijft zich razendsnel ontwikkelen. Zelf vind ik ClickUp intuïtief in gebruik. Andere tools zijn voornamelijk heel goed in een specifiek onderdeel, of hebben als pluspunt dat ze een geïntegreerde oplossing binnen Microsoft zijn.

 

Voor het ophalen van gegevens bij externen kun je de “Forms” gebruiken (vergelijkbaar met Google Forms). Vooral handig voor dienstverlenende ondernemingen. Daarnaast kunnen processen (deels) worden geautomatiseerd voor het creëren van workflows.

 

Tot slot presenteert ClickUp zich ook als CRM tool, maar dat vind ik door de afwezigheid van een centrale Clientbase en product list maar deels waar of alleen van toepassing voor kleine ondernemingen.

 

Overlap met andere systemen

Zoals altijd is er ook een overlap van functionaliteiten met andere systemen die je als organisatie nodig hebt en zul je moeten kiezen: wat doe ik in welk systeem, of welke data koppel ik aan elkaar. Veel (geïntegreerde) ERP systemen bieden een projectmodule aan waarbinnen naast de projectadministratie, ook dossiervorming & urenregistraties mogelijk is, maar niet daadwerkelijk het managen van het team.

In tools zoals ClickUp is dat ook allemaal mogelijk, maar is er weer geen vaste connectie met de administratie. Ook voor workflows is het de vraag waar deze het beste kunnen worden ingericht.

 

ClickUp en verbeterpunten

Is het alles Goud wat er blinkt? Nee, zeker niet. Hoewel ClickUp een van de meest complete tools is voor projectmanagement op dit moment, is dat ook hun valkuil. Ze willen te veel en te snel, maar dreigen daardoor hun focus te verliezen. In 2021 hebben ze moeten kiezen tussen snelheid en kwaliteit, en ze hebben gekozen voor snelheid. Dit werd niet door alle gebruikers gewaardeerd. ClickUp heeft veel enthousiaste gebruikers die inmiddels bijna smeken om het rustiger aan te doen. De sinds 2020 opestaande bugmelding “PLEASE slow down a little bit, and take it more serious” spreekt voor zich.

In plaats van het uitbreiden van de tool met steeds meer nieuwe features, zoals recentelijk de whiteboards, is er meer behoefte aan een robuuster systeem (minder bugs) en de doorontwikkeling van bestaande features.

Veel applicaties binnen het programma kennen nog essentiële open eindes. Ook een verdere optimalisatie van bestaande integraties staat voor gebruikers hoog op de wensenlijst (ook bij mij;-)

Zo komen Microsoft liefhebbers nog matig aan hun trekken. Vooral de ontbrekende integratie met Power BI is een groot gemis en staat helaas nog niet op de planning. Ook de integratie met Microsoft Teams is nog niet optimaal. ClickUp heeft voor die functies voorrang gegeven aan de integratie met Tableau en Zoom. Wel kunnen gebruikers inloggen via hun Microsoft account.

Zoals bij zoveel systemen is ook het interne Dashboard overzicht van ClickUp niet heel krachtig. Des te meer reden om prioriteit aan een goede integratie met Power BI te werken. Zeker relevant voor grotere ondernemingen waar de data voor Dashboards toch uit diverse systemen samenkomt.

 

 

Toekomst

Oprichter Zeb Evans is zich ervan bewust dat hij de loyaliteit van gebruikers in 2021 behoorlijk op de proef heeft gesteld, maar belooft beterschap naar de toekomst toe. In oktober 2021 heeft ClickUp een Series C funding van 400Mio ontvangen en worden er wereldwijd veel nieuwe werknemers aangenomen. De hoop is dat daarmee veel problemen en uitdagingen versneld kunnen worden opgelost.

 

 

Conclusie

ClickUp is een gebruiksvriendelijke tool met veel mogelijkheden voor een zeer schappelijke prijs. Het maakt je vooral hongerig naar de toekomst toe. Je ervaart de potentie, maar ze zijn er nog niet. Als je bereid bent een risico te nemen en gelooft in de belofte van ClickUp, zijn ze zeker het overwegen waard.

Probeer het gewoon een keer. Het is ten slotte gratis;-) www.clickup.com