En dan de voorlopig laatste blog alweer. Er zijn nog zoveel onderwerpen om over te schrijven, zoveel dingen om voor te waarschuwen. Daarom sluit ik voorlopig af met 10 kleine inzichten, waarvan ik denk dat het handig is als je je er in een vroeg stadium iig van bewust bent. Al geeft maar 1 van de 10 je een extra inzicht, dan is deze blog al nuttig geweest.

 

Veel leesplezier!

 

1. Incoterms®

Internationaal zakendoen vraagt om duidelijke afspraken over waar de verantwoordelijkheid van de verkoper ophoudt en die van de koper begint. Dat kun je zelf bepalen, maar beter is de daarvoor bestaande gestandaardiseerde Incoterms® van de International Chamber of Commerce (ICC) te gebruiken. Deze zijn voor het laatst gewijzigd in 2020.

De ICC Incoterms 2020 beschrijven de verdeling van verplichtingen, risico’s en kosten bij internationale transacties tussen koper en verkoper m.b.t. het transport, de verzekeringen, vergunningen en douaneformaliteiten.

In de ICC Incoterms staan alleen afspraken over het transport van de goederen. Prijsafspraken, betalingsvoorwaarden, garanties of afhandeling bij wanprestatie vallen niet onder de ICC Incoterms. De ICC Incoterms regelen ook niet wanneer het eigendom van de goederen overgaat van de verkoper op de koper (relevant voor omzet verantwoording).

Incoterms kun je standaard vastleggen in de algemene voorwaarden of in een contract. Zorg ervoor dat je de juiste Incoterm overeenkomt die past bij de situatie.

De Incoterm Ex Works (EXW) / Af Fabriek brengt de minste verplichtingen mee voor de verkoper. Je hoeft dan de goederen alleen maar op een afgesproken plaats klaar te zetten voor de koper.

 

Klik hier voor het overzicht van de verschillende Incoterms 2020

 

2. Administratieve Organisatie / Interne Controle (AO/IC)

In een Administratieve Organisatie beschrijving worden bevoegdheden, regels en procedures vastgelegd die het kader vormen voor het administratieve proces. De AO heeft een overlap met de procesbeschrijvingen volgens ISO 9001, waarbij de AO zich met name focust op de financiële processen.

Het heeft misschien niet de allereerste prioriteit binnen een startende organisatie, de accountant zal er ook nog niet verplicht op hoeven toezien, maar een goede AO is wel belangrijk. Besef dat het vooral belangrijk is dat je de kritische processen goed inricht en hier regelmatig controles op uitvoert. Zo voorkom je dat ongemerkt waarde weglekt. Denk bijvoorbeeld aan de waarde kringloop: beginvoorraad + inkopen -/- eindvoorraad = verkopen. Als dat aan het einde van een periode niet aansluit, weet je dat er ergens iets mis is gegaan in het proces. Hoe sneller je daarachter komt, hoe beter.

 

3. Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)

Met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) breng je de risico’s in kaart die jouw medewerkers lopen tijdens hun werkzaamheden. Volgens de Arbowet moet ieder bedrijf een schriftelijke RI&E en een daarop gebaseerd plan van aanpak (PvA) maken. Dus ook Startups met weinig werknemers.

Voor de RI&E kan de werkgever een gecertificeerde kerndeskundige inschakelen. Het is ook mogelijk om de RI&E zelf op te stellen. Bij minder dan 26 medewerkers kan een werkgever gebruik maken van een erkende branche-RI&E. Deze hoeft dan niet getoetst te worden.

Het belang van een goede RI&E wordt groter als er bijvoorbeeld sprake is van het werken met gevaarlijke materialen en machines. Vergeet dit dus niet!

 

4. Patenten en de PCT procedure

Met een patentaanvraag kun je bescherming krijgen voor technische uitvindingen. Dit moet in principe gebeuren per land of, waar mogelijk, per groep van landen. Binnen het eerste jaar na een eerste indiening kun je uitbreidingen indienen naar andere landen. Een PCT-aanvraag is een uitstelprocedure voor het aanvragen van patent. Op basis van een ingediende PCT-aanvraag heeft de aanvrager gedurende 2½ jaar te mogelijkheid om voor de in de PCT-aanvraag beschreven uitvinding een aanvraag in te dienen bij één of meer bij het PCT-verdrag aangesloten landen.

Let voor de financiële verwerking van de patenten op de datum van indiening. De datum van indiening (en niet de datum van toekenning) is doorgaans het moment vanaf wanneer de patentbescherming (meestal voor een maximum van 20 jaar) ingaat. Hou hier dus rekening mee met de afschrijvingen van de patenten.

 

5. BTW en ICP-aangifte

De meeste ondernemingen doen hun BTW-aangifte per kwartaal. Grotere ondernemingen zijn verplicht deze per maand te doen. De aangifte en betaling moet altijd binnen een maand na einde tijdvak worden gedaan. Doe je zaken met het buitenland? Dan moet naast de btw-aangifte ook een ICP-aangifte worden gedaan.

In een ICP-aangifte vul je alle intracommunautaire leveringen en diensten in, die geleverd zijn aan klanten die in andere EU landen btw-aangifte moeten doen. ICP aangifte mag altijd per maand, maar móét per maand, indien er per kwartaal meer dan € 50.000 aan goederen worden geleverd.

Heb je in het begin vooral aanloopkosten en nog geen omzet, of verkoop je voornamelijk aan het buitenland? Hou er dan rekening mee dat de Belastingdienst wel zal willen onderzoeken of je voldoende belaste prestaties levert (of zal gaan leveren).

 

6. BTW en de Holdingstructuur

Één BV is geen BV wordt vaak gezegd en veel ondernemingen hebben dan ook te maken met een Holdingstructuur. Vaak wordt gedacht dat als een holding-BV btw betaalt op haar inkopen, deze zonder meer als voorbelasting in aftrek kan worden gebracht. Dit is echter niet zomaar het geval.

Om btw op inkopen in aftrek te kunnen brengen, moet de holding-BV btw-belaste prestaties verrichten. Vaak is de DGA in dienst van deze Holding en worden voor zijn werkzaamheden managementfee gefactureerd naar de onderliggende werkmaatschappijen. In dat geval kan de BTW waarschijnlijk geheel of gedeeltelijk in aftrek worden gebracht.

Een holding-BV die alleen aandelen houdt, verricht geen btw-belaste prestaties. In dat geval kan de Holding-BV met alleen aandelen geen btw in aftrek brengen op inkopen. Dat kan bijvoorbeeld nadelig uitpakken als de Holding advieskosten met BTW moet betalen.

 

7. WBSO Subsidie/ S&O regeling

Een van de fijnste en meest continue subsidies op R&D activiteiten. De WBSO vergoedt een deel van de (loon)kosten en uitgaven van een R&D-project. De onderneming draagt dan minder loonheffingen af. Een WBSO-beschikking geldt ook vaak als voorwaarde of aanbeveling voor andere regelingen en subsidies. Denk bijvoorbeeld aan de innovatiebox. Voor startende ondernemingen is de fiscale korting vaak hoger en dus extra interessant. Een belangrijke regeling dus!

Belangrijk voor de DGA/ Founder om te overwegen is waar hij/zij in dienst treedt. Met inachtneming van de genoemde uitdagingen in Blog #3 (Niet DGA bestuurders) en de BTW aftrek bij de Holding, zoalsgeoemd in punt 6.

 

Om in aanmerking te komen voor de WBSO-subsidie, moet deze persoon namelijk in dienst zijn van de onderneming. Als de oprichter nog veel R&D activiteiten uitvoert, is dit nog wel iets om rekening mee te houden. Al kan de korting op WBSO activiteiten voor hetzelfde project ook vanuit een andere BV worden aangevraagd. De WBSO-korting wordt dan in deze andere (Holding) BV verrekend.

 

De aanvraag kan je prima zelf doen. Mijn ervaring is tevens dat mocht er een fout(je) in de aanvraag zitten, je de kans krijgt om dit te herstellen. Zorg wel voor een sluitende urenadministratie en communiceer goed met je medewerkers welke uren wél en welke uren níet op een WBSO-activiteit thuishoren.

 

8. MKB- toets of Small Medium Enterprise (SME)

Voor subsidies en andere instellingen moet je regelmatig een MKB-toets uitvoeren. Daarbij wordt gekeken naar het aantal werknemers, balanstotaal en jaaromzet. Om te toetsen of je organisatie een mkb-onderneming is, gebruik je de Engelstalige online mkb-toets van de Europese Commissie. Deze is helaas niet erg gebruiksvriendelijk.

NB: De aandeelhouders worden ook meegenomen in de beoordeling! De grenswaarden beginnen al vanaf 25% zeggenschap en zijn afhankelijk van de doelstelling in de statuten van de aandeelhouder. Een eenduidige conclusie is dus niet zomaar getrokken. Zie hiervoor ook de handleiding SME-wizard.

 

Klik hier voor de MKB-toets grenswaarden.

Klik hier voor de handleiding SME-wizard.

 

9. Banken en koppelingen

Niet elke bank kan een automatische koppeling maken met elk boekhoudpakket. Let er daarom op dat de zakelijke rekening die je wil gaan afsluiten een koppeling heeft met je beoogde boekhoudpakket.

 

Niet iedere koppeling heeft tevens dezelfde mogelijkheden. Een goedkope bankrekening kan daarin duurkoop blijken. Bedenk van te voren ook welke extra opties voor jouw onderneming belangrijk zijn (bijvoorbeeld extra betaalpassen met verschillende autorisaties, automatische incasso’s, etc).

 

10. Data Visualisatie

Tegenwoordig is er steeds meer data beschikbaar voor een onderneming. Dat gaat verder dan alleen de financiële data. Om van al deze beschikbare data ínformatie te maken, is visualisatie een belangrijk middel. Bijvoorbeeld voor het maken van Dashboards.

Power BI van Microsoft is een krachtige intuïtieve tool, waarin het mogelijk is om data vanuit verschillende bronnen met elkaar te integreren. Met een paar trainingen en wat oefenen kun je zelf een heel eind komen. uiteraard zijn er ontzettend veel meer datavisualisatie tools zoals Tableau en Cognos. Ieder gespecialiseerd in specifieke visualisatie uitdagingen.

 

Voor geautomatiseerde datavisualisatie geldt overigens dat in de basis je data warehouse of data lake eerst goed op orde moet zijn voor betrouwbare output.